Blog

Dlaczego czas, a nie pieniądze?

W zasadzie są to pojęcia tożsame przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Najczęściej jednak wszelkie wyliczenia usług, robocizny itd. opierają się o jednostkę czasową. Nie jesteśmy w stanie wyliczyć prawidłowo zarobionych pieniędzy bez spojrzenia na to, ile czasu cała ta praca nas kosztowała.

Możesz tutaj mieć pewne wątpliwości, bo przecież jako „sprzedający” narzucasz marżę od producenta i hajs się zgadza. Oczywiście masz rację, ale jeśli nie weźmiesz pod uwagę czasu, możesz być stratny na całym tym biznesie, nawet jeśli wydaje Ci się, że wszystko się zgadza. Są to pozory, przez których pryzmat przysłania nam się prawdziwa wizja i progres naszej firmy.

Jak wyliczyć czas?

Z liczeniem czasu mają problem nawet firmy długo już istniejące na rynku. Często wtedy sięgają po oprogramowanie do mierzenia czasu, o którym na pewno napiszę osobny wpis, ponieważ nie przynosi to nic dobrego.

Najprostszym sposobem wyliczenia czasu jest prosty wzór, który warto zastosować w swojej firmie.

Ile chce zarobić / Ile czasu mogę na to poświęć

Zatem zakładając, że chcę zarobić 5000zł netto miesięcznie i mam na to 160h, muszę wymyślić wszystko tak, aby moja godzina pracy dawała zysk na poziomie 31zł 25gr. Proste? Jasne, że tak, w praktyce jednak jeśli nie masz jednoosobowej działalności gospodarczej jest to bardzo trudne, ponieważ musisz wziąć pod lupę każdy aspekt przedsiębiorstwa.

Najczęściej wygląda to tak, że szef mówi do pracowników, że za wolno pracują i musi im przykręcić śrubę. Okey to całkiem słuszną idea, jednak tylko idea. Nie da się zmienić pracownika w robota, można go cisnąć, cisnąć, a efekt będzie z goła odwrotny – zacznie mu coraz to mniej zależeć na pracy. Rynek pracy mamy tak rozdmuchany, że tylko krok dzieli nas w tym wypadku od ucieczki pracownika do innego pracodawcy.

Zatem jak mam wyliczyć, czy pracownik zarabia na siebie?

Moja dawna szefowa wymyśliła sobie kiedyś z księgową prosty przelicznik. O zgrozo te dwie starsze Panie stwierdziły, że każdy nowy pracowników musi wyrobić 20 tysięcy złotych netto dla przedsiębiorstwa. Spoko… Tylko, że nie ma to ani składu ani ładu. W ten sposób można rozliczać handlowców, ma wyrobić taką kwotę i wtedy jest spoko, lub osoby które przyjmują zamówienia przez telefon, ewentualnie obsługują klientów na halach sprzedaży. Nie będziemy w stanie rozliczać tak np. osoby do obsługi social media, ona przez swoje działania, głównie brandowe nie da rady wyrobić przez sklep na facebook, czy też przyprowadzenie osób na sklep internetowy takiej kwoty. Nawet jeśli to zrobi przez kampanie i poświęci na to czas, to ktoś musi te zamówienia obsłużyć, wysłać itd. Jeśli tam braknie pakowacza, to kółko się zamyka. Musi więc brać pod uwagę całość, a nie jednego pracownika.

Policzmy jednak zatem, skąd się wziął taki dziwny pomysł. Otóż większość firm ma swoją narzuconą marżę na produktu. Załóżmy, że średnia marża to 30%. Jest to taki „zysk” przedsiębiorstwa.

Idąc dalej przy kwocie 20 tysięcy netto nasz mały zysk, to właśnie te 30%, które daje nam 6000zł. Zatem teoretycznie pracownikowi udaje się zarobić taką kwotę dla firmy. Zatem jaki jest koszt pracodawcy dla pracownika, któremu płacimy 2500zł na rękę. Można to sprawdzić chociażby na tym kalkulatorze: https://wynagrodzenia.pl/kalkulator-wynagrodzen/

W efekcie widzimy, że całkowity koszt pracodawcy to 4122zł. No okey to gdzie wcięło 1800zł? Ot to taki bonusik dla szefa. Jednak jeśli tą samą miarą bedziemy liczyć pracownika, który na umowie ma 5000zł na rękę. Daje nam to efekt 6000zł (tyle założyliśmy) – 8392zł (taki jest nasz koszt pracownika) = – 2392 złote, więc tracimy. No ale przecież księgowa tak wyliczyła, to jest spoko. No nie jest. Zaczynają się schody, różnice w zarobkach pracowników itd.

Dlatego właśnie czas jest naszym sprzymierzeńcem. Będzie to oczywiście moja utopijna wizja, która większości starszych przedsiębiorców się nie spodoba. Natomiast zakładamy taki scenariusz, mamy szefa i 2 pracowników.

Szef – chce zarobić na czysto 5000zł
Pracownik 1 – zarabia 2500zł
Pracownik 2 – zarabia 5000zł

Prosty przykład firmy oferującej produkty na marketplace, jeden pakowacz i jedna osoba, która ogarnia temat. Nadal zakładamy, że nasza marża to 30%.

Do wykorzystania mamy 320h czasu (2 pracowników), żeby wyjść na zero musimy przez te 320h zarobić: 5000 (szef) + 8392 (pracownik 2) + 4122 (pracownik 1) = 17 514 złotych

17514 zł – 30%
x – 100%

Z czystej proporcji, oznacza to, że musimy wygenerować (17514 x 100)/30 = 58 380zł netto przychodu, żeby wyjść na przysłowiowe 0.

Dzieląc to na 320 średnich godzin w miesiącu pracowników, każda godzina ich łącznej pracy, musi dawać zamówienia na poziomie 182zł. Jeśli założymy średnie zamówienie np. z Allegro na poziomie kwoty 40zł brutto – 32,5 netto, to pakowacz przez godzinę musi spakować takich paczek około 6, zaś osoba „ogarniająca” dowieźć 6 zamówień od klienta. Mnożąc to przez 8h musimy mieć wolumen sprzedaży na poziomie 48 paczek dziennie, wtedy utrzymanie tych dwóch ludzi ma sens.

Wracając jednak do szefowej, założyła ona, że 2 pracowników musi przywieźć do firmy 40 tysięcy, przy moim powyższym rozliczeniu muszą wygenerować 58 tysięcy złotych. Różnica to 18 tysięcy, a czas pracy ten sam. Dlatego nie możemy traktować wszystkich jedną miarą, a suma działań naszych pracowników w określonym czasie musi dawać odpowiednie zyski.

Czas pracy jest stały

Nie jesteśmy w stanie zmienić czasu. Jest on stały, odgórnie określony wymaganiami prawnymi. To co możemy zrobić, to optymalizacja czasu pracy, tak aby w tym samym przedziale generować więcej przychodu, przy mniejszym nakładzie pracy.

Optymalizacji poświęcę cały cykl, bo zapewne już kilku z Was zauważyło, że nie ma tu nic o kosztach firmowych. Dlatego napisałem, że to utopijna wizja, gdzie liczmy tylko i wyłącznie czas, przekładając go na odpowiednie zyski.

Ot znowu mała dygresja, mój poprzedni szef kiedyś wpadł na dział z miną, jakby dowiedział się, że Ziemia jest okrągła, komunikując że dział ten pochłania ponad 700 tysięcy rocznie. Wow fajnie, że się w końcu doliczył. Efektem jednak nie była optymalizacja czasu pracy, wiecie co zrobił, zabrał z działu wodę w butelkach. No po prostu śmiech na sali… Szukał gdzieś kosztu, który może szybko odciąć. Nie poaptrzył na czas, jaki zajmował nam sam proces tworzenia, wystawiania i generowania przez oferty zysku. Zatem zabierając tą wodę, postawił w kuchni takie dzbanki, niby eko itp. No i mamy taką sytuację, w której te 7 osób z działu, zamiast nie odchodzić od komputera i nabijać oferty lata do kuchni, załóżmy co godzinę po kubek z wodę, no debilizm, bo inaczej tego nie ujmę. Wiadomo jak wycieczka do kuchni, to i pogadanka z kolegami z innych działów i cyk przynajmniej godzinka dziennie w plecy z pracy zespołu. Ale… ale zaoszczędził na wodzie.

Policzmy to, rocznie 7 osobowy działa kosztował 700 tysięcy złotych. Zatem 12 miesięcy x 160h = 1920 h czasu pracy działu. 700 000 / 1920 = 364zł za godzinę pracy całego zespołu. Teraz policzmy wodę, niech będzie że każdy wypijał butelkę wody w czasie pracy, jej koszt to około 2zł. Zatem dziennie butelka wody dla każdego z działu kosztowała 14zł. Biorąc pod uwagę, że dział na chodzenie tracił godzinę dziennie to mamy przepaść, w której oszczędzając 14zł tracimy 350zł dziennie przez głupie szukanie kosztu.

Dlatego czas jest tak ważny w firmie, każdy proces, każde udogodnienie , które może nam go zaoszczędzić będzie lub jest na wagę złota i o zgrozo Twoich zysków właścicielu.