Blog

Wiemy już, że czas jest najważniejszą z jednostek Twojej firmy. Ten wpis to pierwszy z cyklu optymalizacji czasu pracy pracowników. Zatytułowany został „nie wszystko muszą wiedzieć” i nie jest to przytyk do globalnego trendu „transparentności” w firmach, a może jednak właśnie o to mi chodzi…

Informacja, obok czasu to kolejny bardzo ważny czynnik w naszych firmach. Informacja jest ważna, ale tylko wtedy, kiedy przekaz jest stricte skierowany do danej osoby, czy grupy osób. Nazwijmy to prościej, trzeba ukrócić plotkowanie! To zabija zarówno atmosferę w firmie, ale również powoduje masę straconego czasu.

Czy powinniśmy dzielić się z zespołem wizją naszej firmy?

Tak! Jak najbardziej powinniśmy podać każdemu członkowi naszego zespołu zarys naszej wizji w szerokiej perspektywie. Nie powinno być dla Was ważne, czy rozmawiacie z osobą odpowiadającą za sprzątanie, czy z szeregowym specjalistą. Stanowią oni taki sam mały trybik w wielkiej maszynie i od każdego z nich zależy przyszłość przedsiębiorstwa. Wyjątkiem tutaj będą dyrektorzy lub osoby stanowiące trzon naszej firmy, wybór tych osób to jednak temat na osobny wpis i dzisiaj skupimy się na niższych szczeblach.

Podam taki mały przykład, osoba licząca produkty do setów musi wiedzieć po co to robi. To nudne i czasochłonne zajęcie, ale jest niezwykle ważne dla całego procesu. Musimy przedstawić to w taki sposób, aby osoba ta wiedziała, że to co robi nie idzie na marne i skąd wynikają potrzeby przygotowywania produktów w ten sposób. Zatem osobą licząca musi wiedzieć, że dział sprzedaży po analizie stwierdził, że produkty będziemy sprzedawać w zestawach po 12 sztuk, ponieważ taki set najlepiej sprzedaje się na francuskim rynku. Dzięki przygotowaniu przez nią odpowiednio produktów zarówno pickerzy, jak i osoby pakujące mają ułatwioną pracę i wszyscy skracamy czas potrzebny do wykonania pojedynczego zamówienia. Odpowiednio też powinniśmy oczekiwać informacji zwrotnej, czy możemy pomóc w jej procesie kolekcjonowania produktów. Może pracę ułatwiłaby jej zgrzewarka do worków, naklejki, kody kreskowe, lub inny sposób dostarczania produktów. Zatem dajemy od siebie informację, oczekujemy informacji, ale nie wyjaśniamy za dużo. Kończymy na etapie, że ktoś inny w firmie już to wymyślił, przemyślał i dostał akceptację. Nie możemy pytać takiej osoby „czy myślisz, że taki set jest dobry?”. Dlaczego? Otóż ile osób tyle opinii, skoro płacisz specjalistom od Amazona za analizę, to po kij Ci wiedzieć, co myśli osobą kolekcjonująca produkty? Zadając takie pytanie, dajesz jej również czas na przemyślenia, zastanowienia i znając ludzką naturę na grzebanie w „śmieciach”. Grzebanie takie, to oczywiście poszukiwanie po Internecie co i jak i w jakich cenach się sprzedaje… Kurde przecież już zapłaciłeś za to innym osobom, po co to powtarzać? Szczególnie jeśli osoby takie nie korzystają lub nie znają np. rynku francuskiego.

Drugą kwestią jest wizja dotycząca danej osoby w szeregach przedsiębiorstwa. Załóżmy sytuację, w której osobie na stanowisku pakowacza przedstawiamy wizję jej osoby, w której informujemy ją, że zostanie kierownikiem pakowaczy w przyszłości. Przyszłości nieokreślonej czasowo i osobowo, ale kiedyś tam zostanie. Super! Taki pracownik staje się doceniony, obrasta w piórka i już czuje się „kierownikiem”. Każdą kolejna osobę dochodzącą do działu będzie traktować jak podwładnego. Po drugie bardzo ciężko nam będzie wymagać od tej osoby zwykłej pracy, bo przecież ona już czuje się kierownikiem. Zacznie pozwalać sobie na dużo więcej swobody, opinii i zwykłego bezsensownego gadania, bo przecież jako kierownik wie lepiej, jak pakować paczki. Osoba taka zwykle już zapomina, że to Ty ją uczyłeś. Zatem zyskaliśmy kolejnego gadającego i niewiele robiącego pracownika, który czuje się na równi z nami.

Tutaj trzeba bardzo uważnie dobierać słowa i najlepiej postępować zgodnie z zasadą: niech każdy robi, to co do niego należy, a na awanse, zmiany przyjdzie odpowiedni czas. Nie obiecujmy po prostu rzeczy, co do których nie mamy pewności. Kwestie awansu są bardzo złożone i im też poświęcimy odpowiedni wpis, teraz natomiast nie gadajmy o to co w przyszłości, tylko o tym co jest tu i teraz.

Następny zaś problemem jest również dzielenie się informacjami o inwestycjach w firmie. Warto nie wdawać się tutaj w szczegóły, ponieważ mogą zostać one źle zrozumiane przez osoby z niższych szczebli pracowniczych. Nie chwalmy się kwotami! Tak wiem, każdy uwielbia się chwalić, ja również – wynika to z naszej natury. Jednak po co „kasjerce” wiedza, że nowa część magazynu będzie kosztować 2 miliony złotych? Zupełnie nie jest jej ta wiedza potrzebna. Spowoduje to tylko efekt w postaci, skoro mają tyle kasy, to dlaczego dostaje 300zł premii? Kasjerka nie widzi przyszłości, rozwoju, kredytów, czy odłożonych kiedyś pieniędzy. Widzi efekt w postaci mają 2 miliony a mi dają marne grosze, efekt – mam wyjebane na pracę. Bo nie ważne, co robię to i tak te pieniądze, gdzieś znikają. W zasadzie po co nam większy magazyn? Teraz jest okey wszystko. Większy magazyn, to więcej mojej pracy, więcej klientów, więcej obowiązków, a pensja ta sama… To trochę efekt w postaci kuli śnieżnej i o ile osoba nie rozumie inwestycji, to takie chwalenie odbije nam się czkawką.

Wizja to też piękny temat do plotkowania. Ludzi zawsze gadali i będą gadać podając w wątpliwość wszystkie kroki prezesa, czy zarządu. Dzielmy się informacjami tylko z osobami, które na to zasługują i faktycznie rozumieją, co razem chcemy zbudować. Obdarowanie informacjami każdego napotkanego pracownika, szczególnie z kwotami powoduje tylko więcej problemów.

Zadbaj o dostęp do informacji!

W jednym z przedsiębiorstw, w którym pracowałem każda, centralnie każda osoba miała dostęp do wszystkich informacji o firmie. To po prostu jebana katastrofa. Każdy mógł sprawdzić ile firma zarobiła, ile kosztuje towar, do kogo i gdzie go sprzedajemy, no po prostu nóż się w kieszeni otwiera.

Skoro magazynier ma dostęp do tych samych informacji, co dyrektorzy, to jaki będzie efekt? No astrologicznej apokalipsy! Ludzie jak już za dużo wiedzą, to nie są w stanie skupić się na swojej normalnej pracy. Nawet Ci najbardziej hmm umiarkowanie mądrzy zaczynają liczyć… Taki prosty przykład, firma zarobiła w miesiącu x 1,5mln złotych. Dostałem premię na poziomie 200zł, okey… No dobra w miesiącu Y firma zarobiła 3mln złotych – ile powinienem dostać premii? Tak z logiki 400zł! Ile dostałem? 200! No bez jaj, skoro „oni” zarobili 2x więcej, dlaczego ja nie dostaje 2x więcej premii? Efekt, tak dobrze się domyślacie, nie ma co się spinać, lepiej spokojnie udawać, że się pracuje.

Okey spoko, ograniczymy dostęp w programie sprzedażowym i będzie okey. No niestety, nawet nie zdajecie sobie sprawy ile jest miejsc, skąd pracownik może czerpać informację o produktach, zarobkach itp. Wymieńmy kilka z nich:

• kwoty na zamówieniach, listach przewozowych, kartach produktów
• dokumenty dostaw krążące między różnymi pracownikami
• niepotrzebny dostęp pracowników do platform sprzedażowych
• niepotrzebny dostęp pracowników do systemów reklamowych
• niepotrzebny dostęp pracowników do skrzynek e-mail
• niepotrzebny dostęp pracowników do kanałów komunikacji wewnętrznej

Nie wspominam już o dostępach do konta bankowego, czy jakiegokolwiek innego szefa, bo to w ogóle powinno być zakazane. Jednak często to właśnie szefowie z własnej wygody oddają swoje dostępy, nie patrząc na to, jak dużo informacji pracownicy mogą uzyskać.

Tego wszystkiego jest naprawdę dużo. Ciężko szefowi, czy zarządowi zajmować się każdą pierdołą. Natomiast warto, co jakiś czas zatrzymać się na chwilę i posprawdzać, kto i do czego ma dostęp. Świetnie jeśli uda Wam się poukrywać kwoty tam, gdzie nie są one potrzebne. Tutaj prosty przykład, czy pakowacz powinien widzieć kwoty zamówienia? Odpowiedź jest prosta, nie powinien! Nie wpłynie to na jego pracę, jeśli tych kwot nie zobaczy. Czy magazynier powinien widzieć kwoty przyjmowanego towaru? Również nie! I już mamy dwie osoby do wykluczenia z informacji o cenach. I tak krok po kroczku odejmujemy „uprawnienia”. Najlepszym efektem jest to, jak często ludzi nagle zostają odcięci od danej funkcji i wtedy szybko przybiegają i pytają się, co się stało?

Jest to niezmiernie śmieszny efekt, bo wtedy dopiero zauważycie, że np. dany pracownik poświęcał dziennie 10 minut na sprawdzenie, jak nam idzie biznes. Trochę chore, ale uwierzcie to wchodzi w nawyk, mimo że takich informacji zupełnie nie potrzebował do wykonywania swoich obowiązków.

Usuń dostęp dla osób z którymi nie pracujesz!

To zagadnienie jest o tyle kluczowe, gdyż nigdy nie możemy być pewni tego, co zrobi nasz były pracownik lub współpracownik. Ba nawet agencja, z którą współpracowaliśmy może korzystać z naszych danych. Po każdym zwolnienie lub wypowiedzeniu umowy powinniśmy zastanowić się, do jakich informacji przyznaliśmy i komu dostęp. Trzeba bezzwłocznie ten dostęp usunąć.

Ja jeszcze teraz, czyli po prawie 3 latach od zamknięcia działalności mam wgląd do przeróżnych firm i ich statystyk. Nie wykorzystuje tego, bo i po co, ale są ludzie, którzy z chęcią to zrobią. Mogą stać się oni Twoją konkurencją, a bazując na Twojej bazie klientów mogą ich bez problemu przekonać do przejścia na swoją stronę. Zwróćmy na to uwagę i usuńmy dostępy tak szybko jak to możliwe.

Baza klientów – zadbaj o dostęp do niej

Dla każdej firmy baza klientów jest trochę jak serwer, w którym przechowujemy wszystkie dane. Jeśli ją stracimy, to niestety nie będzie żadnej kopii zapasowej, żadnego odzyskiwania, bo klienta raz straconego trudno do siebie przekonać z powrotem.

Do bazy naszych klientów, pomijając rodo i inne duperele powinniśmy strzec dostępu. Tutaj mała anegdota, kiedyś stary informatyk powiedział mi, że najczęściej w firmach dane wykradają… „sprzątaczki”. Mają dostęp do każdego miejsca w firmie i są niezauważane przez nikogo, bo przecież Pani tylko biurka czyści. Nie chce oczywiście tutaj generalizować, to tylko anegdota, ale pokazuje jak łatwo wykraść dane w prawie każdej firmie. Jeszcze łatwiej jest to zrobić, jeśli całodobowo ma się do nich dostęp.

Zatem to, komu pozwalamy przeglądać zamówienia, maile i dane kontaktowe naszych klientów powinno być dla nas priorytetem. W usługach może nie jest to jeszcze taki problem, ponieważ często firmy związane są ze sobą umowami, natomiast w sprzedaży produktów, jest to problem na ogromną skalę. Skoro mam dostęp do danych klientów, wiem jakie towary kupują, za jaką kwotę – mogę tak dostosować ofertę konkurencji, żeby zabrała tego klienta do siebie. Szczególnie jeśli na co dzień rozmawiałem z tymi klientami, to jaki to problem powiedzieć, że towar przyjedzie teraz z firmy X, bo tutaj akurat pracuje.

Oczywiście wiem, że można to zrobić prawnie, zakazem pracy u konkurencji (za który trzeba płacić) lub innymi prawnymi metodami, jednak mi nie chodzi o handlowców, czy opiekunów sprzedaży, chodzi mi o osoby, których byście nie podejrzewali. Bo skoro każdy ma dostęp do bazy, zna klienta, to nawet taki kierowca dostarczający towar jest bardzo wartościowy dla Waszej potencjalnej konkurencji. Zwróćmy na to uwagę i ograniczajmy dostęp do bazy.

Jak już wspomniałem o kierowcy, to jasne musi znać miejsce dostawy i mieć fakturę, ale po co kierowcy mail do klienta, imię i nazwisko osoby zamawiającej, czy chociażby znajomość wolumenu sprzedaży do danego klienta?

Czy informacja o pensjach powinna być jawna?

Specjalnie na koniec zostawiłem taką małą wisienkę na torcie, od której powinienem był zacząć ten wpis. To kwestia, która powoduje najwięcej kontrowersji i gadania chyba we wszystkich firmach. Są oczywiście przedsiębiorstwa, w których jest to utajnione i związane odpowiednią umową z pracodawcą, jednak w większości, dalej jest tak, że wszyscy, wszystko, o wszystkich wiedzą.

Najlepszą metodą poznania zarobków innych są imprezy firmowe, odrobinka alkoholu rozwiązuje tyle języków, że można się zdziwić, jakie informacje dostaniesz, jak trochę popytasz. Pamiętam taką sytuacją, gdzie przyszła do mnie kierowniczka HR, byłem już po paru głębszych szklaneczkach whisky i gadka szmatka i wywala mi pytanie: ile zarabiasz? Kulturalnie, ale jednak mając już z deka powyżej 0,5 promila powiedziałem, że jako kierownik hr powinna to wiedzieć i dalej lecimy gadka szmatka oczywiście o innych osobach i kolejny przerywnik… ale wiesz, że ja mam dostęp do wszystkich pensji, to czemu nie chcesz mi powiedzieć? Moja odpowiedź była prosta, skoro masz dostęp to sobie pójdź i sprawdź. Nigdy nie dowiedziałem się czy miała do tego dostęp, czy było to tylko sprawdzenie, tak czy inaczej uważajcie na siebie i na to co gadacie.

Niemniej pensje to zawsze problem, bo osoby na tych samych lub podobnych stanowiskach mogą różnić się od siebie widełkami o kilka tysięcy. Podobnie jak z innymi informacjami rodzi to dysproporcje między pracownikami. Jak byście się czuli wiedząc, że osoba z którą dzielicie biurko i robicie dokładnie te same rzeczy otrzymuje 1000zł więcej pensji. Ludzie potrafią zabić za 50zł, a tutaj taka przepaść. Zaczynacie czuć się wtedy źle, bo czy on ona zarabia za dużo, czy ja za mało? Czy on ona robi coś więcej? Czy szef go lub ją bardziej lubi? I taki mętlik w Twojej głowie powoduje nawarstwianie się problemów psychicznych. Zaczynamy być sfrustrowani w efekcie zwykle sobie odpuszczamy lub zmieniamy pracę.

Tutaj warto również zwrócić uwagę kogo zabieramy na rozmowy kwalifikacyjne lub i kto ustala widełki w ogłoszeniach o pracę. Na rozmowę nie możemy zabrać pracownika równego szczeblem lub powinniśmy poprosić go lub ją o wyjście przed rozmową o finansach. Wystarczy taka jedna osoba, aby już cała firma wiedziała, że taka osoba zażądała strzelam 5k złotych za swoją pracę. I teraz tak po firmie rozejdzie się, że dana osoba będzie zarabiać 5k, to taka łatka do której wszyscy w chwilę moment się przyzwyczają, a czy w efekcie dostanie te 5k czy może np. 4k złotych, o tym już nikt później nie mówi. Ważne że zarabia więcej od Janka, Tomka, czy Zosi… a w sumie nic nie robi. Znajome?

Ucinając dostęp i wiedzę – zyskasz czas

Zobacz jak dużo sytuacji podałem powyżej, a to tylko kropla w oceanie, już nawet nie w morzu. Co firma to inne przypadki, musisz spojrzeć na swój biznes z szerszej perspektywy. Mniej mów o sobie, swoich planach, finansach, więcej rozmawiaj z ludźmi nad ulepszeniem biznesu. Docieraj do miejsc, w których może zyskać nawet kilka minut i odetnij ludzi od informacji, których nie potrzebują. Zyskasz czas zarówno dla siebie, jak i czas pracowników. Pogadać zawsze zdążą, ale warto, aby rozmawiali o wspólnym budowaniu biznesu, aniżeli z zazdrością patrzyli na Ciebie lub co gorsza na współpracowników. Powodzenia!