Blog

Pakowacz, czy konfekcjoner?

Każda firma e-commerce składa się z różnych działów. Dzisiaj zajmiemy się tym ostatnim, według mnie jednym z najważniejszych działów w większości firm wysyłkowych, mianowicie działem pakowania produktów do wysyłki.

W tym konkretnym przypadku można spotkać dwa pojęcia:

• Konfekcjoner produktów
• Pakowacz produktów

Teoretycznie są to tożsame pojęcia, ponieważ jedno i drugi tyczy się zbierania i pakowania produktów. Co jednak je wyróżnia lub czy może są tą samą osobą.

Konfekcjoner – to osoba w moim mniemaniu zbierająca i układająca produkty do pakowania. Zatem mamy duży magazyn, konfekcjoner dostaje listę produktów do danego zamówienia, zbiera je i układa np. w skrzynce dla pakowacza.

Pakowacz – to osoba, które wcześniej przygotowane towary pakuje po prostu do paczki.

Optymalizację musimy zatem zacząć od tego, czy nasz pakowacz to tylko pakowacz, a może także konfekcjoner produktów. Zajmując dwa stanowiska jego czas pracy może być mało efektywny. Podam Wam przykład z mojego podwórka, sprzedajemy między innymi worki na śmieci. Mamy porobione sety, czasami są one bardzo duże, stąd gdyby nasi pakowacze musieli też liczyć worki – zajęłoby zbyt dużo ich czasu pracy. My zatem mamy to podzielone, są osoby które przygotowują towar dla pakowacza i sami pakowacze. W skrzynce lub wózku pakowacz ma już odliczoną dokładną ilość produktów i może nie sprawdzać poprawności policzonych towarów, tylko skupić się na ich sprawnym zapakowaniu.

Zatem tip 1 – jeżeli Twój pakowacz, to również osoba szykująca towary – sprawdź ile czasu mu to zajmuje, może taniej będzie zatrudnić osobę, która przygotuje mu produkty do wysyłki. Tak wiem, że trzeba szukać oszczędności wszędzie, ale to prosta i niewymagająca praca, której podstawą jest w zasadzie dokładność, więc może być stanowiskiem nisko opłacanym. Dodatkowo może to być praca dla osób starszych takich 50+, których jest bardzo dużo na rynku pracy, ważne aby osoba była dokładna i sumienna.

Co pakuje pakowacz?

Wbrew pozorom, to bardzo ważne pytanie. Chcąc optymalizować czas pracy naszego pakowacza musimy dokładnie wiedzieć, jakie produkty przyjdzie mu pakować, ale też czy będą to tylko produkty jednego typu, czy zbieranina wszelkiej maści towarów.

Inaczej pakuje się worki na śmieci, które są stosunkowo łatwym towarem do zapakowania w foliopak, czy karton. Druga strona medalu to pakowanie szklanych przedmiotów np.  świeczek, które oprócz odpowiedniego kartonu, wymagają również owinięcia w odpowiedni wypełniacz i lub folię bąbelkową.

Dla przykładu zapakowanie 5 worków na śmieci to około 1 minuty, zaś zapakowanie takiej samej ilości świeczek, to już luźno 5 minut. Zatem przepaść kolosalna. Piszę o tym dlatego, ponieważ są różne firmy, niektóre pakują rzeczy suche np. makarony, a inne pakują oleje spożywcze, różnica jest taka, że makaron wrzucasz do paczki i co najwyżej się pogniecie, a olej znając nasze firmy kurierskie zostanie zgnieciony, rozlany i w najlepszym wypadku zaleje tylko swoją paczkę.

Zatem tip 2 – sprawdź jakie produkty pakuje Twój pakowacz. Może już tutaj będziesz w stanie mu pomóc i przyspieszyć pracę np. zapewniając odpowiednie wypełniacze, torebki do płynów lub chociażby grubsze kartony. Każda nawet malutka czynność, którą musi wykonać, mnożona jest w dziesiątkach lub setkach (ilości paczek). Dostarczając np. gotowe wypełnienia do świeczek możesz zaoszczędzić około 2 minuty na zamówieniu, mnożąc to przez 50 paczek, oszczędzasz każdego dnia 100 minut, czyli prawie 2h.

W co pakuje pakowacz?

To temat rzeka i materiał praktycznie na osobny wpis, jednak spróbujmy chociaż po krótce omówić, w co pakujemy nasze produkty i jak w tym przypadku możemy optymalizować czas pracy.

Nowe, czy z recyklingu

Sami przerobiliśmy ten temat dogłębnie, ponieważ na początku pakowaliśmy produkty w kartony, które mieliśmy po innych produktach. Wszystko super, bo jest to bardzo ekologiczne rozwiązanie, staraliśmy się nic nie marnować i nie generować kolejnych kosztów. Natomiast przy stale rosnącej liczbie paczek zaczął być to ogromny problem. Pakowacz przerzucał stertę kartonów szukając np. jakiegoś małego, więc samo to zajmowało już czas, a dodatkowo niedopasowane kartony zużywały nam wypełniacz. Po przeliczeniu postawiliśmy na nowe kartony, dobrane do naszych zamówień.

W co można pakować paczki

Tak jak wspomniałem wcześniej zapewnienie odpowiedniej ilości materiałów dla pakowacza może znacząco przyspieszyć jego czas pracy. Elementy, które na pewno powinny znaleźć się na miejscu pakowania to:

• Kartony w dobrze dobranych rozmiarach
• Foliopaki
• Koperty

Wszystko to zależy do Waszego asortymentu i musi zostać dobrane przez Was i dla Was.

Zatem tip 3 – Kartony i inne elementy można czasem uzyskać z różnych miejsc. Warto zapytać firmę kurierską, czy nie dostarczy Wam foliopaków do zamówień. Mają na to budżet i często tego typu „prezenty” oszczędzają Wam sporo pieniędzy. Policzmy sobie zatem, jeśli pakujesz tylko w foliopaki jednego rozmiaru i kosztują one 10zł za 50 sztuk, to uzyskując je od firmy kurierskiej przy wolumenie 2 tysięcy paczek zaoszczędzicie 400zł.

Gdzie pakuje pakowacz?

Miejsce. Miejsce odpowiednio przygotowane jest najważniejsze. Nie musi być to 10 metrów kwadratowych, jednak dobrze ułożony stół wraz z wszelkimi udogodnieniami może przyspieszyć czas pakowania, o co najmniej 10 do 20 procent. Zawsze śmiejemy się z szefem, że to trochę jak historia McDonald, w której Panowie rysowali na boisku restaurację. To dobry tok myślenia i optymalizacji.

Czy trzeba kupować stół do pakowania? Moim zdaniem na wstępnym etapie nie, jednak w trakcie rozwoju przydadzą się one ze względu na swoją funkcjonalność. Warto natomiast zadbać o to, aby pakowacz:

• miał gdzie położyć produkty
• miał gdzie położyć karton na te produkty
• miał wszelkie niezbędne sprzęty na wyciągniecie ręki
• miał gdzie odłożyć spakowaną paczkę

Zatem tip 4 – nie musisz robić linii z taśmą jak w Amazon, porozmawiaj ze swoim pakowaczem, jak on by to widział, to jemu musi być wygodnie, nie Tobie drogi właścicielu. Niestety czasami będziecie zmuszeni zrobić ukłon w stronę pracownika, nawet jeśli Wasz super hiper specjalista od ergonomii, czy wdrażania systemów magazynowych ma inne zdanie.

Udogodnienia dla pakowacza

Istnieje wiele elementów dodatkowych, które mogą przyspieszyć proces pakowania, wymienię te, które ja znam, poczynając od tych najprostszych, jeśli znacie inne, dajcie znać w komentarzach.

Odpowiednie rękawice

Taki mały i prosty element, nie kupujmy najtańszych rękawiczek, ponieważ towar może się w nich najzwyczajniej ślizgać. Stanowią one też podstawową ochronę przed towarami ostrymi i dają pewny chwyt dla kartonu.

Dobry nóż

Nie kupujemy najtańszych nożyków w supermarketach, szybko się tępią, a te plastikowe dodatkowo potrafią popsuć się w przeciągu jednego dnia pakowania. Warto zwrócić uwagę na samo ostrze, zaoszczędzi Wam to dużo problemów w przyszłości.

Zaklejarka, dyspenser do taśmy

Tutaj taka sama zasada musicie to dobrać z pakowaczem. My po przerobieniu tych najtańszych wybraliśmy modele, w których szybko wymienia się taśmę i przyjemnie się nimi pracuje. Druga sprawa, to rozważenie automatycznego dyspensera do taśmy. Niestety takie urządzenie jest dość drogie (około 6 tysięcy) niemniej my sami przymierzamy się do zakupu. Zaoszczędza to czas, ale również wysiłek fizyczny, który trzeba włożyć w oklejanie kartonu.

Ważna jest także sama taśma. Taka, która nie jest dobrej jakości będzie powodowała konieczność owinięcia kartonu kilkukrotnie, co wydłuża czas pakowania i generuje dodatkowe koszty pieniężne.

Drukarka do etykiet

Na początku drukowaliśmy etykiety na zwykłej drukarce i pakowacz musiał złożyć kartkę i wsadzić ja do tzw. „kangurka” przylgi kurierskiej. Zajmowało to wraz z drukiem około 20 sekund, przy wymianie na drukarkę etykiet zaoszczędziliśmy około pół godziny każdego dnia. Dodatkowo trochę etykiet dostarcza nam firma kurierska, więc koszty i czas idą w dół.

Tutaj popełniliśmy mały błąd, mianowicie drukarka, którą kupiliśmy nie odkleja sama etykiet, trzeba to robić ręcznie. Następna którą kupimy będzie robić to automatycznie i kolejne kilka minut uda nam się zaoszczędzić.

Skanery i oprogramowanie

Większość oprogramowania do obsługi e-commerce zawiera w swoim asortymencie wiele automatycznych akcji, które najczęściej można wywoływać poprzez kody kreskowe. Jasne zaprogramowanie tego wszystkiego pochłania czas, ale klikanie przez pakowacza myszką, zamiast dwóch kliknięć na skanerze jest po prostu nieopłacalne.

Z tego powodu zatem warto wykorzystywać funkcje oprogramowania, nawet jeśli na początku będzie nam to sprawiać trudności. Żeby to uwidocznić najprostszą planszą na kody kreskowe jest chociażby określenie 3 kodów na wysyłki paczkomatem, wiadomo gabaryt a, b i c. Po kliknięciu takiego kodu generuje i drukuje się list przewozowy, a paczka zostaje oznaczona, jako wysłana. Wszystko to tylko po jednym kliknięciu.

Wypełniacze do paczek

Mamy zakupione dwie maszyny, które generują nam wypełniacz i były to dwa najlepsze zakupu w procesie pakowania. Jedna wytwarza wypełniacz kartonowy, mieli pozostałe kartony, których nie da się inaczej wykorzystać. Tutaj mała uwaga, zobaczcie po czym są kartony, z których robi się wypełniacz, nie wolno robić wypełniacza z kartonów po chemii, w który potem pakujemy rzeczy do żywności, to głupota, ale czasami ktoś może się pomylić, zwracajcie na to uwagę. Druga z naszych maszyn to wypełniacz poduszkowy, działa świetnie i na żądanie znacząco przyspieszając czas, ale też optymalizując wagę produktów, która w niektórych miejscach ma znaczenie.

Tak czy inaczej dostępność wypełniacza jest niezmiernie ważna dla procesu pakowania. Mała dygresja, ostatnio dostaliśmy na firmę paczkę, w której jako wypełniacz zastosowane były pocięte gąbki do naczyń… heh nawet nie wiem jak to skomentować, ani to eko, ani to logiczne. Współczuje pakowaczowi, że musi te gąbki ciąć i układać w paczkach, cieszę się natomiast, że były czyste, a nie takie po użytku 😉

Dobry pakowacz to kobieta, czy mężczyzna?

Cały czas chodziła za nami myśl, a właściwie przekonanie, że pakowacz musi być silnym facetem. Nic bardziej mylnego! Po optymalizacji całego procesu nie ma znaczenia kogo ustawimy na to miejsce, jest ono do przeszkolenia w max 20 minut, jednak u nas o wiele lepiej na tym stanowisku sprawdzają się kobiety.

Tak kobiety! Są one bardziej sumienne, kontaktowe i większość rzeczy zapisują. Mieliśmy obawy o duże paczki, pakujemy czasami kartony, które ważą 25kg, ale i z tym Panie radzą sobie znakomicie. Jest to kwestia wprawy i odpowiedniej techniki. Najważniejsze jednak, aby tak dostosować proces pakowania, aby osoba bez różnicy na płeć, wykształcenie, czy nie wiem wyznanie religijne odnajdywała się w schematach.

To ile tych paczek musi spakować pakowacz?

No właśnie my tu pitu pitu o udogodnieniach, a kluczowe jest to, ile tak naprawdę paczek dziennie powinien pakować pakowacz. Jest to też często poruszany temat na forach czy grupach, bo przecież nasze Januszowe myślenie jest zero jedynkowe, na zasadzie jak nie spakuje 200 paczek, to bez sensu.

I tutaj dochodzimy do sedna całej sprawy, przejrzyj ten wpis raz jeszcze, sprawdź czy masz wszystkie możliwe udogodnienia, dobre miejsce i znasz proces pakowania swoich produktów, a potem… no właśnie weź karton i spakuj samodzielnie ze stoperem 10 paczek. Nie rób tego na siłę , na szybko i na odwal. Zrób to tak, jak chciałbyś, chciałabyś dostać zapakowaną paczkę ze swojego sklepu i policz ten czas.

U nas wyszło, że pakowacz powinien ogarniać około 100 paczek dziennie. Biorąc pod uwagę, że rzeczywisty czas pracy to około 7 godzin (pół godziny przerwy i pół godziny na niespodziewane rzeczy), wychodzi nam około 14 paczek na godzinę. Jest to średnia, w której odnajdują się nasi pracownicy i wychodzi to całkiem nieźle.

Pamiętajmy przy tym, że pakujemy przeróżne rzeczy od worków na śmieci, przez wiadra, po chemię i na delikatnych świeczkach kończąc, zatem nie mamy ścisłego profilu produktów, a paczki są przeróżne od kilkuset gram do prawie 30kg.

Może zabrzmi to dziwnie, ale często ja sam lub szef pakujemy kilka paczek, żeby sprawdzić, czy jeszcze coś można przyspieszyć lub wyeliminować nowe problemy, o których nie mieliśmy pojęcia.

Zatem raz jeszcze, sprawdź na sobie w ile Ty jesteś w stanie spakować swoje produkty, a później wymagaj tego od innych. Uwierz, zdziwisz się jak wiele rzeczy odkryjesz, które chciałbyś, chciałabyś poprawić w samym procesie.