Blog

Rozpraszacze znajdziemy praktycznie w każdym biurze, czy firmie. Mogą być one delikatne i małe jak chociażby brak światła słonecznego, po uporczywe jak szum, co chwilę przejeżdżających pociągów. Rozpraszacz to nic innego jak rzecz, czynność lub stan, który jest w stanie nas zdekoncentrować i oderwać od wykonywanego działania.

Wiadomości email – najgorszy rozpraszacz

Wedle wszystkich badań numerem jeden w rozpraszaniu pracownika, czy szefa jest telefon komórkowy. Same wiadomości email uplasowały się dopiero na 5 miejscu. Dlaczego zatem umieściłem je na pierwszym miejscu? Moim zdaniem do wiadomości email mamy pewny sentyment. To od nich zaczęła się złota era Internetu, to właśnie na nasz firmowy, czy prywatny adres przychodzą najważniejsze wiadomości w postaci email.

Te prywatne wiadomości email to przede wszystkim:

• rachunki
• powiadomienia bankowe
• wyniki badań i recepty
• maile z portali zakupowych
• newslettery
• maile z portali społecznościowych

Firmowe wiadomości email to najczęściej:

• wymiana wiadomości z współpracownikami
• wymiana wiadomości z innymi firmami
• newslettery
• maile z firm dostarczających usługi lub towary

Jak widać powyżej szeregowy pracownik, ba nawet często kierownicy i szefostwo jest obarczony, co najmniej 10 różnymi mailami – w najlepszych przypadku dziennie. Bierzemy pod uwagę sytuację, w której każda z rzeczy wystąpi tylko raz dziennie, a doskonale wiemy, że tak nie jest i nie wymieniłem tutaj wszystkiego, co może wysyłać do nas maile.

Email zajmuje naszą koncentrację

Wiadomość email nie jest powiadomieniem typu „Marika dodała nowe zdjęcia do swojej relacji…” – przepraszam teraz oczywiście wszystkie dziewczyny o imieniu „Marika”, tak przyszło do głowy. Wracając jednak do powagi sytuacji, najczęściej emaile prywatne zatytułowane są „Nowa faktura jest dostępna”.

I widząc takie coś, zarówno przełożony jak i pracownik klika! Dlaczego:

• Nie zawsze wiemy od kogo ta faktura
• Za co ta faktura
• Przecież już ostatnio płaciłem… (zwykle mija 30 dni)
• Znowu chcą mnie oszukać
• Znowu będzie podwyżka

To samo chyba najpopularniejszy „Zaktualizowaliśmy regulamin…” to jest po prostu masakra i tak tego nikt nie czyta, do momentu jak mu nie zabierają pieniędzy. Tak czy inaczej powiadomienie o nowych zdjęciach koleżanki jesteśmy w stanie zignorować w kilka sekund i wrócić do swoich obowiązków, zaś wszystko, co dotyka naszych osobistych doświadczeń, a tym samym naszego budżetu nie jesteśmy w stanie zignorować i mimowolnie odrywamy się od pracy.

Można to porównać do psychologicznych stref, jeśli coś jest ogólne, mamy na to większe przyzwolenie, jeśli coś jednak dotyka naszego „ja” od razu staramy się to ukrócić lub wyprostować. Samo zobaczenie takiej faktury zwykle nas uspokaja i wszystko jest w porządku, tylko… tylko wybiło nas znowu z rytmu pracy. Czasami trwa to 3 minut, jednak wrócenie w rytm nie jest już takie proste, a jeśli maili jest dużo w ciągu dnia naprawdę ciężko się ogarnąć ze swoimi zadaniami.

Linkedin, jako przykład

Faktur nie dostajemy przecież codziennie, tak samo wyników badań. Są jednak powiadomienia, które dostajemy na email każdego dnia lub kilka razy w ciągu doby. Są to powiadomienia z mediów społecznościowych lub serwisów zakupowych. Już dawno temu wyłączyłem wszystkie powiadomienia email najpopularniejszych społecznościówek. Zostało mi jednak bardzo dużo maili z Linkedin, których jakoś nigdy nie wyłączałem do momentu, aż zdałem sobie sprawę, że mimowolnie zaczynam zaglądać na Linkeda po powiadomieniach. Linkedin jest platformą, na której często dostajemy oferty pracy lub szukamy pracy, przez to właśnie przychodzą setki jak nie tysiące powiadomień również via email. Ta ludzka ciekawość często nie pozwala nam ignorować tych maili, nawet jeśli mamy już pracę – ot zajrzę zobaczę, co oferują i pyk 5 minutek pękło z naszego życia. Ważne jest to, abyście sami zdali sobie sprawę z tego, co Wasz rozprasza, ponieważ nie dla wszystkich można przyjąć taką samą miarę. Jeśli rozparasza Was apka od ubrań, albo Allegro zastanówcie się jakich komunikatów nie możecie pomijać, a jakie są dla Was całkowicie zbędne.

Poniżej screen z mojej skrzynki bez maili typu dodaj do swojej sieci, masz nową wiadomość od użytkownika – czyli bez tych, które zawierają dane osobowe 🙂 ot tak żeby nikt się nie czepiał.

Zatem nie uwzględniając powiadomień zawierających dane osobowe mamy 10 wiadomości email tylko z tego jednego źródła. W zależności od dnia tygodnia potrafi ich być 2-3 krotnie więcej. Dodatkowo moja sieć na Linkedin została ostatnio mocno ograniczona, jeśli jednak dodajesz wszystkich bez wyjątku, to niestety tych powiadomień będzie x set więcej.

Okey, to jak to wyłączyć?

W zasadzie jest to bardzo proste! Wchodzimy na stronę główną Linkedin najlepiej z przeglądarki internetowej na komputerze i klikamy naszą facjatę, następnie „Settings & Privacy” – możecie kliknąć w link powinno Was przekierować. Przy okazji pozdrawiam całą ekipę Hrejterzy, naprawdę uwielbiam Wasze filmiki 🙂

Otworzy nam się nowe okno, oczywiście po angielsku, bo po co przejmować się innymi językami, w którym będziemy musieli przejść do zakładki „komunikacja” lub bliżej „Communications”. Tutaj warto na chwilę się zatrzymać, bo w tym wpisie omawiamy emaile, jednak mogą nas irytować lub rozpraszać również wiadomości typu push, czyli te które pojawiają się na androidzie. Zasada w wyłączaniu jest identyczna i warto przejrzeć te powiadomienia, których nie chcemy otrzymywać.

Po kliknięciu w zakładkę Email zostaną nam wyszczególnione odpowiednie „typy powiadomień”. Dla przykładu są to konwersacje, informacje o pracy, czy też powiadomienia profilowe.

Każda z tych zakładek otwiera się i wyszczególnia kolejne nowe już bardziej dokładne powiadomienia. Ja zajmę się zakładką pracy (Jobs), ze względu na to, że mam już pracę i nie potrzebuje, aby nowe oferty zajmowały mi czas swoimi powiadomieniami.

Po wejściu w zakładkę można wyłączyć ją po prostu całą – wtedy nie otrzymamy np. żadnych powiadomień odnośnie pracy, lub personalizować powiadomienia, aby otrzymywać tylko te, na których nam zależy.

W moim przypadku wyłączyłem „job alerts”, czyli powiadomienia których dostawałem najwięcej.

Linkedin to tylko przykład

Wyłączenie powiadomień email jest ważne dla utrzymywania skupienia podczas pracy. Pokazałem przykład, który mi zajmował najwięcej czasu i odrywał mnie od wykonywania obowiązków. Natomiast każdy z nas zapisany jest do różnych portali, przeróżnych systemów społecznościowych, z których każdy, co chwilę chce nas ściągnąć na swoją stronę lub aplikację. Warto wyłączyć to czego nie potrzebujemy, aby dużo przyjemniej pracowało nam się na co dzień.